Las herramientas de colaboración constituyen un conjunto de soluciones que permiten a las organizaciones crear espacios de trabajo en grupo para compartir, almacenar y buscar información, mejorando la eficiencia organizativa y las relaciones de negocio.

La comunicación entre los diferentes activos requiere un acceso dinámico a los recursos que estos comparten. Ésta y otras funcionalidades son posibles gracias a los entornos colaborativos, que permiten optimizar el flujo de trabajo y aumentar el rendimiento global de una empresa. 

El acceso a la información y a los recursos que las empresas ponen a disposición de sus empleados y, en algunos casos, a activos externos, como pueden ser partners comerciales, clientes o proveedores, desempeña un papel fundamental en el flujo de trabajo de la compañía. Los sistemas de información resultan ineficaces si no se dispone de herramientas o aplicaciones que proporcionen un acceso dinámico a los datos que en estos se almacenan.

CARACTERÍSTICAS DEL ENTORNO

Uno de los factores que hay que tener en cuenta a la hora de implantar una solución colaborativa es la complejidad del entorno. 
Otro de las factores que hay que tener en cuenta es la cantidad de información que circula por los sistemas de una empresa. Por regla general, esta cantidad va en función de la actividad que realiza la empresa. Por ejemplo, una empresa del sector financiero o de seguros moverá una cantidad de información muy superior a una empresa que se dedique a vender ordenadores. La sensibilidad de la información juega también un papel fundamental y, en cualquier caso, la forma en que se procesa y se accede a la información debe ajustarse a la Ley Orgánica de Protección de Datos. 

MICROSOFT EXCHANGE 

El ejemplo más claro de una plataforma para entornos colaborativos es Microsoft Exchange, un servidor que, en las sucesivas versiones que han aparecido hasta la fecha, no ha destacado por su amplia funcionalidad ya que ofrece servicios básicos como correo electrónico, agenda compartida. De cualquier modo, Exchange Server ha dominado el mercado de la mensajería prácticamente desde que hizo su aparición. La proliferación de plataformas Microsoft y la facilidad de uso por parte del cliente catapultaron a Exchange como la plataforma preferiada en el segmento corporativo.

Los entornos colaborativos cada vez están más presentes en el conjunto de soluciones que las organizaciones adoptan para optimizar y mejorar las actividades derivadas de la comunicación y gestión del conocimiento de la empresa.

Gracias a sus funcionalidades, reducen los tiempos y costes de las comunicaciones, transformando el conocimiento tácito en conocimiento explícito.

Las soluciones más comunes en las herramientas de colaboración son la gestión documental, los foros, wikis, blogs, calendarios, roles de usuarios, búsquedas federadas, y en general, todas aquellas relacionadas con la Web 2.0.

-Reducen los tiempos y costes de las comunicaciones.

-Registran las comunicaciones y conocimiento valioso para la organización.

-Permiten a sus usuarios crear espacios de trabajo en grupo de forma rápida, dentro y fuera de la organización.

-Maximizan la captura y reutilización del conocimiento.

-Fomentan la comunicación y optimizan las relaciones.

-Mejoran la productividad con clientes, empleados, proveedores y asociados.

Gracias a la integración del servidor de correo electrónico y el servidor de archivos con OCS, los clientes pueden ahorrar en hardware, software y costes de administración. Además, las características de acceso inalámbrico y de voz permiten enviar correo electrónico, mensajes de voz y fax, archivos y tareas desde el escritorio, la Web, PDA y otros dispositivos móviles.

Los entornos colaborativos aportan características al flujo de trabajo de una empresa que, bien aprovechadas, permiten aumentar el rendimiento global.
Hasta la fecha, los principales desarrolladores de este tipo de soluciones no utilizaban tecnologías basadas en estándares, lo que dificultaba o hacía imposible la interoperabilidad entre productos de distintos fabricantes. Esta situación ha mejorado notablemente gracias al uso de SOAP y XML que, si bien no garantizan una completa compatiblidad entre distintos productos, permiten en muchos casos la comunicación a bajo nivel entre aplicaciones y ofrecen funciones básicas de acceso a datos.